Há momentos na vida em que não podemos reunir todos para celebrar pessoalmente esses grandes marcos. Mas, um evento virtual pode ser a resposta ideal. Se você planeja comemorar um aniversário, formatura ou outro evento da vida e não sabe por onde começar, use este guia para saber como organizar um evento virtual.

O que é um evento virtual?

Um evento virtual é simplesmente um evento que você está hospedando online ou virtualmente. Em vez de se reunir pessoalmente em um evento ao vivo, as pessoas se reúnem em um espaço online compartilhado para conhecer, aprender e se divertir.
Embora os eventos virtuais sejam tradicionalmente para empresas, você pode hospedar a maioria dos tipos de festas e eventos online. Este espaço não é mais apenas para os participantes se reunirem para webinars ou conferências virtuais. Você também pode usá-lo para chás de bebê virtuais e festas de aniversário.

Escolha um tema
Organizar uma festa pode ser muito divertido, e isso não precisa parar só porque é um evento virtual. Você ainda pode planejar um tema de evento e ser criativo para transformar uma chamada de vídeo padrão em um encontro.

De convites para festas a jogos para festas , você pode recriar uma experiência temática virtualmente. Peça a todos para acompanhá-lo em trajes extravagantes ou ter um código de vestimenta temático. Crie planos de fundo digitais para as pessoas usarem na videochamada para que pareça que você está no centro de um mundo temático. Envie a decoração da festa para seus convidados e peça para eles decorarem o espaço ao seu redor. Você também pode enviar caneca personalizada com foto para celebrar esse momento especial os convidados podem guardar essas canecas e utilizar depois sempre lembrando da data.

Escolha uma data e hora

Antes de poder hospedar seu evento virtual, você precisará definir uma data e hora em que ele ocorrerá. Embora seus convidados não precisem viajar, ainda é melhor manter seus horários em mente. Pergunte ao redor e veja quais dias da semana funcionam melhor para eles e pense na hora do dia em que você gostaria de realizar um evento virtual.

Quando se trata de duração do evento, duas a três horas funcionam bem. Isso dá a você tempo suficiente para se acomodar, comemorar e aproveitar a companhia um do outro sem agendar um grande intervalo. Ao contrário dos eventos físicos em que você pode servir comida, é melhor evitar os horários das refeições, a menos que todos planejem comer juntos na tela.

Escolha uma plataforma de eventos virtuais
Existem muitas plataformas de videochamadas e opções de tecnologia de eventos por aí, com algumas que funcionam melhor para diferentes propósitos do que outras. Se você quer algo com jogos embutidos, dê uma olhada no Houseparty . Se todos vocês são usuários de iOS, o FaceTime pode ser uma ótima opção para um simples evento online. Para amigos próximos e familiares que conversam no Facebook Messenger ou Whatsapp , os recursos de vídeo em grupo integrados dos aplicativos funcionam bem para transmitir uma celebração ao vivo.

Uma das ferramentas de videoconferência mais populares, que se tornou a favorita para eventos virtuais, é o Zoom . É gratuito e as pessoas se acostumaram a usá-lo enquanto trabalham remotamente. Outra alternativa ao Zoom é o Google Hangouts . Ambas as opções são fáceis de usar com uma interface simples que é perfeita para ajudar as pessoas a se concentrarem no evento em vez do lado técnico das coisas.

Enviar um lembrete

Com um evento em pessoa, muitas vezes você está correndo tentando encontrar a roupa ou o presente perfeito, o que significa que é improvável que você esqueça. Eventos virtuais nem sempre precisam desse tipo de preparação, então envie um lembrete para garantir que seus convidados não percam a festa.

Como você coletou o e-mail de todos para enviar o convite digital, você pode enviar um e-mail de lembrete rápido com uma atualização sobre como participar. Você também pode enviar uma mensagem de texto em grupo, enviar mensagens para amigos nas mídias sociais ou colocar um lembrete em seu bate-papo em grupo.

Compartilhar instruções sobre como participar

Embora muitos de nós tenham migrado para o uso de software de videoconferência no trabalho, nem todos estão familiarizados com a tecnologia. Sua festa pode ser o primeiro evento virtual. Deixe seus convidados mais à vontade com um guia simples de como usar a plataforma de vídeo que você escolheu. Para os hóspedes que precisam, ofereça-se para apoiá-los com quaisquer problemas técnicos que encontrarem.

Relaxe e Divirta-se

Organizar uma festa pode ser difícil, especialmente se você não estiver acostumado a ser o anfitrião de um evento virtual. Mesmo que as coisas dêem errado e seu equipamento não funcione como esperado, seus convidados estão lá para comemorar ao seu lado. Tenha isso em mente e divirta-se com seus entes queridos.